Ik heb een conflict met de klant; wat nu?

Klanten betekenen alles voor een onderneming, zonder klanten heeft u immers geen omzet. Het is daarom heel belangrijk om goede zakelijke relaties aan te gaan met uw klanten. Het kan echter altijd voorkomen dat u in een conflict met de klant komt. In veel gevallen gaat het conflict om het niet betalen van facturen. Er zijn echter meer oorzaken van een conflict. Wat kunt u eraan doen? U leest er meer over in dit artikel.

Hoe lost u een conflict op met een klant?

Heeft u een conflict met een klant? In eerste instantie kunt u er het best voor kiezen om het conflict zelf op te lossen. Het is namelijk heel verstandig om uw zakelijke relaties goed te houden. Het kan immers gaan om een misverstand of iets kleins. Het eerste wat u doet is het aangaan van een gesprek. In dit gesprek kunt u achterhalen waar het probleem ligt. Misschien is er iets misgegaan, u kunt bijvoorbeeld iets verkeerds geleverd hebben of een product voldoet niet aan de standaard. U kunt aanbieden om het product te repareren of vervangen. Een conflict is zo vaak snel opgelost.

Als u een ingebrekestelling heeft ontvangen, dan kunt u het best niet langer wachten, maar binnen de gestelde termijn reageren. Anders bent u in verzuim. De klant heeft dan recht om op uw kosten een andere partij in te schakelen. Dit is ook het geval als de klant recht heeft op herstel van een product, maar u daar niet aan voldoet.

Heeft u een ander conflict met de klant? Heeft u geprobeerd om het op te lossen met de klant, maar komt u er niet uit? Dan kunt u de zaak het best laten beoordelen door een jurist. U weet dan precies wat uw rechten en plichten zijn. De jurist kan bepalen wat de beste strategie is voor u. In sommige gevallen betekent het dat er direct actie ondernomen moet worden. Vaak kan het conflict opgelost worden zonder dat er een procedure moet worden gestart.

Wat te doen als de klant niet betaalt?

Als een klant niet betaalt, dan kunt u een ingebrekestelling sturen. U moet dit altijd schriftelijk doen. In deze ingebrekestelling biedt u de klant een mogelijkheid aan om binnen een bepaalde termijn de factuur alsnog te voldoen. Als de klant dan nog niet betaalt, dan kunt u incassokosten in rekening brengen. Als het gaat om een zakelijke klant, dan is deze al in verzuim meteen na het verstrijken van de betalingstermijn. De klant is u dan al incassokosten en rente schuldig. Het is daarom belangrijk om een betalingstermijn vast te stellen. Doet u dit niet? Dan gaat de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen op.

Het in rekening brengen van incassokosten mag bij een consument pas na het sturen van een 14-dagenbrief. Dit is een brief waarin u aangeeft dat de factuur binnen 14 dagen betaald moet zijn. Aan deze brief zitten een aantal eisen verbonden. Er moet bijvoorbeeld instaan dat er incassokosten in rekening worden gebracht, bovendien moet vermeld worden wat de hoogte van deze kosten zijn.

Meer oplossingen en tips

Er zijn nog andere manieren om een openstaande factuur op te lossen. Enkele voorbeelden zijn:

• Opschorting: Heeft u een klant die niet betaalt? Dan kunt u uw verplichtingen ten opzichte van deze klant opschorten of uitstellen. U kunt bijvoorbeeld een product of dienst pas leveren wanneer de klant betaald heeft. Geef dit duidelijk aan bij de klant. U mag opschorting toepassen als er voldoende verband is tussen uw verplichtingen en de openstaande factuur;
• Verrekening: Als de klant nog geld van u tegoed heeft, dan kunt u de openstaande factuur hiermee verrekenen. Dit recht is wettelijk vastgelegd, er zitten echter wel een aantal voorwaarden aan. De betalingstermijn moet bijvoorbeeld verstreken zijn en de vordering moet vaststaan;
• Retentierecht: Als u goederen van een klant onder uw beheer heeft, dan kunt u beroep doen op retentierecht. Als voorbeeld kunnen we een garagehouder noemen die de auto onder zijn beheer houdt totdat de factuur betaald is. Ook aan dit recht zitten voorwaarden. Er moet voldoende samenhang zijn tussen de actie en de reden;
• Ontbinding: In bepaalde gevallen mag een overeenkomst tussen twee partijen ontbonden worden. Wilt u ontbinden? Dan kunt u het best contact opnemen met een jurist voor advies.

Voorkomen van een conflict met de klant

Het is in alle gevallen beter om een conflict met een klant te voorkomen. Wij geven u enkele tips die daarbij kunnen helpen:

• Weet met wie u zaken doet. Als u een nieuwe klant heeft, ga dan na wie deze klant is en of hij of zij betrouwbaar is. U doet dit door het bedrijf te controleren in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hierin staat wie de eigenaar van het bedrijf is, wie de overeenkomsten mag sluiten en voor welk bedrag;
• Wees altijd duidelijk wat voor dienst u levert, wat u kunt betekenen voor de klant en wat niet. Het moet duidelijk zijn wat de onderlinge verwachtingen zijn;
• Het is verstandig om afspraken vast te leggen;
• Iedere onderneming heeft algemene voorwaarden nodig, hoe klein uw bedrijf ook is.

Juridisch advies van Meester en Meester

Ik heb een conflict met de klant; wat nu? In dit artikel hebben we u advies en enkele tips gegeven hoe u hiermee om kunt gaan. Het is verstandig om in eerste instantie zelf een conflict met een klant op proberen te lossen. Lukt dat niet? Dan kunt u juridische hulp inschakelen.

Meester en Meester is een juridisch adviesbureau. Wij helpen particulieren, bedrijven en overheidsinstanties. Wij geven advies over allerlei problemen en vraagstukken waar u tegenaan loopt. Toegankelijkheid, laagdrempeligheid en betaalbaar advies is daarbij ons doel. Kom contact in contact met ons.