Onderhouden van juridische documenten

Een juridisch document is een wettelijk document waarin een wettelijke bepaling of overeenkomst wordt uitgedrukt om een recht in het leven te roepen, te waarborgen, te wijzigen, in te trekken of om bewijs te leveren. Een juridisch document kan afspraken en wettelijke bepalingen bevatten, maar over het algemeen zijn het teksten die het voor de betrokken partijen eenvoudiger en duidelijker maakt om zaken te doen. Een juridisch document zorgt ervoor dat zowel u als uw bedrijf beschermd is. Door het opstellen van juridische documenten weten uw klanten en leveranciers precies waar ze aan toe zijn. Het is hierbij belangrijk dat het juridische document voldoet aan de eisen van de wet. In dit artikel bespreken we welke juridische documenten verplicht en niet verplicht zijn voor ondernemers en waarom het belangrijk is om juridische documenten te onderhouden.

Verplichte juridische documenten

Als u een bedrijf heeft, dan zijn er een aantal juridische documenten die verplicht zijn, zoals de privacyverklaring, de verwerkersovereenkomst, een verwerkingsregister en in sommige gevallen een cookiestatement. We bespreken in het kort de verplichte juridische documenten.

Privacyverklaring

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) eist een privacyverklaring. Voor elke ondernemer is de privacyverklaring dus verplicht, het maakt niet uit of u een groot of een klein bedrijf heeft. Een privacyverklaring informeert klanten, leveranciers en personeelsleden hoe u omgaat met persoonsgegevens. In een privacyverklaring dient te staan welke persoonsgegevens door uw bedrijf verwerkt worden, welke gegevens u verwerkt en welke juridische grondslag u hiervoor heeft.

Verwerkersovereenkomst

Iedere ondernemer schakelt ook andere organisaties in om persoonsgegevens te verwerken. U kunt hierbij denken aan het uitbesteden van de salarisadministratie of de boekhouding. Hiervoor dient u ketenverantwoordelijkheid te nemen. Een verwerkersovereenkomst zorgt ervoor dat u als verwerkingsverantwoordelijke uitsluit dat deze partijen de persoonsgegevens mogen verwerken voor hun eigen doelen. Verwerkers die u inschakelt moeten ook aan wettelijke eisen voldoen, anders mag u ze niet inschakelen.

Verwerkingsregister

Een verwerkingsregister is een bestand waarin u bijhoudt of u toestemming heeft gekregen voor het verwerken van gegevens, wanneer u deze toestemming verkregen heeft en wanneer deze toestemming ingetrokken is. In het verwerkingsregister is ook opgenomen welke beveiligingsmaatregelen en organisatorische maatregelen u heeft getroffen om de verwerking van deze gegevens te beschermen. Als ondernemer bent u verplicht om aan te tonen dat u zich aan de regels van de AVG houdt. Dit wordt documentatieplicht genoemd. Met een verwerkingsregister kunt u dit aantonen. Een verwerkingsregister is ook verplicht voor ZZP’ers.

Cookiestatement

Een cookiestatement is niet in alle gevallen verplicht; het is afhankelijk van het soort cookies dat u gebruikt. U heeft bijvoorbeeld geen cookiestatement nodig voor functionele cookies. Functionele cookies zorgen ervoor dat uw website goed werkt. Om uw website te analyseren gebruikt u analytische cookies. Hiervoor is in sommige gevallen een cookiestatement vereist. U heeft wel een cookiestatement nodig als u gebruik maakt van tracking cookies.

Niet verplichte juridische documenten

Naast de verplichte juridische documenten zijn er ook een aantal documenten die niet verplicht zijn, maar die wel belangrijk zijn om te hebben als ondernemer:

• Arbeidsovereenkomst;
• Offerte;
• Opdrachtbevestiging of (ver)koopovereenkomst;
• Contract;
• Factuur;
• Algemene Voorwaarden;
• Vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst;
• Samenwerkingsovereenkomst;
• Geheimhoudingsverklaring;
• Geldleningsovereenkomst.

U heeft als ondernemer niet al deze documenten nodig, maar u zult bijna elke dag wel een overeenkomst sluiten. U kunt dan denken aan het bestellen van producten, het kopen of leasen van een bedrijfsauto, een offerte van een leverancier of het verkopen van uw eigen producten of diensten. Natuurlijk kunt u dit allemaal mondeling doen, maar met een schriftelijke overeenkomst staat u sterker bij een eventueel conflict.

Juridische documenten op maat laten maken en onderhouden

Het is belangrijk dat uw juridische documenten goed opgesteld zijn en onderhouden worden. Dit kunt u laten doen door Meester en Meester. Welke documenten heeft u als ondernemer nodig en welke oplossing past het beste bij uw onderneming? Ook het onderhouden van uw documenten is erg belangrijk. Bij het verstrijken van de datum zijn de documenten niet meer rechtsgeldig. Daarnaast verandert de wettelijke regelgeving ook regelmatig. Het is dus zeer belangrijk dat uw juridische documenten up-to-date blijven. U kunt eenmalig gebruik maken van onze diensten, maar u kunt hiervoor ook een juridisch abonnement afsluiten.

Wat zijn de voordelen van een juridisch abonnement?

Als u een juridisch abonnement afsluit, dan kunt u genieten van vele voordelen, zoals:

• U kunt contracten laten screenen voordat u tekent;
• U kunt juridisch advies inwinnen over ontvangen brieven;
• U kunt overeenkomsten laten opstellen;
• U kunt juridische ondersteuning aanvragen als een leverancier of afnemer problemen geeft;
• U krijgt bijstand van een jurist of advocaat als u betrokken raakt in een procedure;
• U kunt advies inwinnen over uw rechten en plichten.

Heeft u een juridische vraag en wilt u zonder na te denken een jurist of advocaat bellen? Dat is mogelijk met een juridisch abonnement. Voor een klein bedrag per jaar kunt u onbeperkt, altijd en overal advies opvragen. Het maakt niet uit of u een grote of kleine vraag heeft. Door tijdig advies te vragen kunt u een hoop tijd en kosten besparen.

Meester en Meester; maakt recht voor iedereen toegankelijk

Meester en Meester is een juridisch adviesbureau dat staat voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Wilt u algemene voorwaarden of een ander juridisch document laten opstellen of heeft u hier vragen over? Wij helpen u graag! Meester en Meester biedt rechtsbescherming aan particulieren, bedrijven en de overheid.

Voor niet-juristen kan de juridische wereld soms onbegrijpelijk zijn. Bij Meester en Meester komt talent en kennis samen. Wij maken recht voor iedereen toegankelijk en ontzorgen onze klanten op juridisch vakgebied.