Wat is een sommatiebrief en wat moet erin staan?

Een sommatiebrief wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd. In een sommatiebrief vermeldt u dat de debiteur in gebreke is gebleven, ondanks meerdere verzoeken om te betalen. Voor een sommatiebrief is het belangrijk om met een aantal voorwaarden rekening te houden. Denkt u dan bijvoorbeeld aan de wettelijke incassokosten en de richtlijnen voor zowel particulieren als bedrijven. Wilt u een sommatiebrief opstellen en bent u benieuwd wat er allemaal in moet staan? Lees dan snel verder, want in dit blog vertellen we u er alles over.

Voorafgaand aan de sommatiebrief

Voor de meeste mensen is het schrijven van een sommatiebrief geen dagelijkse kost. Toch is het niet moeilijk om een goede sommatiebrief te schrijven die aan alle wettelijke vereisten voldoet. Er is één belangrijk punt waar u rekening mee moet houden: U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Hiermee valt of staat de gehele incassoprocedure.

Voordat u een sommatiebrief stuurt, heeft u als het goed is al een aantal stappen ondernomen. Allereerst heeft u uw debiteur een factuur gestuurd. Hiermee beweegt u uw schuldenaar tot betaling. Blijft een betaling uit, dan is het sturen van een betalingsherinnering een volgende, logische stap. Het kan zijn dat uw klant vergeten is om de factuur te betalen of uw factuur niet heeft ontvangen. Reageert uw klant ook niet op de herinnering, dan volgt een schriftelijke aanmaning. Deze aanmaningsbrief is strenger van toon en stelt dat de betaling binnen vijf dagen voldaan moet worden.

Ingebrekestelling

De belangrijkste stap in de incassoprocedure is de ingebrekestelling. Dit is een sommatiebrief waarin u uw debiteur in gebreke stelt; u geeft aan dat hij de rekening nog niet geheel betaald heeft. Betaalt uw klant na de sommatiebrief nog steeds niet? Dan kunt u de onbetaalde factuur uit handen geven aan een incassobureau zodat er een incassoprocedure gestart kan worden.

Wat moet er in een sommatiebrief staan?

In een sommatiebrief is het allereerst belangrijk dat u de juiste persoon aanspreekt. Dit kan bijvoorbeeld de debiteur zelf zijn, maar het kan ook iemand zijn die verantwoordelijk is voor het betalen van de schuld.

Daarnaast is het belangrijk dat in de sommatiebrief de hoofdsom vermeld wordt waar het om gaat. Het is belangrijk dat u dit bedrag noemt en dat u een bewijs meestuurt, zoals een niet betaalde factuur.

U begint de sommatiebrief met een introductie waarin u duidelijk de situatie beschrijft, eventueel voorzien van relevante achtergrondinformatie. Vervolgens gaat u over tot sommatie van de betaling. U kunt hier een betalingstermijn aan vast koppelen, dit is de termijn waarbinnen u de betaling wenst te ontvangen (in de meeste gevallen is dit 14 dagen).

De brief mag duidelijk zijn, maar houdt een beleefde toon aan. Vergeet daarnaast niet om de brief te ondertekenen. Tot slot geeft u aan welke buitengerechtelijke kosten u zult berekenen, net als de wettelijke rente die hierbij hoort.

Betaalt de debiteur nog steeds niet na de sommatiebrief? Dan geeft u aan dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau.

Verschil sommatiebrief bedrijven en particulieren

Een sommatiebrief voor bedrijven ziet er anders uit dan een sommatiebrief voor particulieren. Een bedrijf is bijvoorbeeld direct incassokosten verschuldigd wanneer de betalingstermijn verstreken is. Voor particulieren geldt dat niet, zij zijn op dit gebied een stuk beter beschermd. Incassokosten zijn minimaal 40 euro en kunnen oplopen aan de hand van het openstaande bedrag.

Meester en Meester; maakt recht voor iedereen toegankelijk

Meester en Meester is een juridisch adviesbureau dat staat voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Wilt u een sommatiebrief laten opstellen? Wij helpen u graag! Meester en Meester biedt rechtsbescherming aan particulieren, bedrijven en de overheid.

Voor niet-juristen kan de juridische wereld soms onbegrijpelijk zijn. Bij Meester en Meester komt talent en kennis samen. Wij maken recht voor iedereen toegankelijk en ontzorgen onze klanten op juridisch vakgebied. Heeft u onze hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op. U kunt ons bereiken via ons contactformulier of per e-mail op info@meesterenmeester.nl. We zijn ook telefonisch bereikbaar op 088-0665002. Onze kantoren zijn gevestigd in Zwolle en Kampen, maar we zijn werkzaam in heel Nederland.