Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zorgen ervoor dat u als ondernemer minder risico loopt en het behoedt u voor veel zakelijke problemen. Maar wat zijn algemene voorwaarden precies? Wat mag er niet ontbreken? En hoe werkt het deponeren van de algemene voorwaarden? In dit blog leggen we het aan u uit.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn in principe alle regels die u wilt laten gelden op het afsluiten van contracten tussen u en uw klant. Deze voorwaarden hebben betrekking op:

• De levering van uw dienst of product;
• De betaling;
• Aansprakelijkheid;
• Eventuele reparaties;
• Garantietermijn.

Het laten opstellen van algemene voorwaarden beschermt u tegen veelvoorkomende risico’s die horen bij het ondernemerschap. Ook problemen die kunnen ontstaan na het sluiten van de overeenkomst met een klant kunnen op deze manier voorkomen worden.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Het is wettelijk verplicht om uw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken. U kunt ze het beste tegelijk met de offerte versturen en daarnaast is het ook verstandig om ze op uw website te vermelden. Zo heeft uw toekomstige klant de mogelijkheid om de voorwaarden goed door te lezen en eventueel vragen te stellen, voordat hij/zij een overeenkomst met u aangaat.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?

Wat er precies in de algemene voorwaarden opgenomen dient te worden is afhankelijk van de branche waarin u werkzaam bent. Een copywriter krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een pedicure. Over het algemeen kunt u de volgende punten laten terugkomen in de algemene voorwaarden:

Offerte: Is de offerte vrijblijvend of niet? Wat is de geldigheid van de offerte?

Transport: Is het transport verzekerd? Door wie is het transport verzekerd? Wie is er verantwoordelijk voor het betalen van de transportkosten? Hoe zit het met invoerrechten?

Levertijd: Wat is de levertijd? En wat te doen bij overmacht?

Betaling: Wat is de betalingstermijn? Wat zijn de incassokosten wanneer er niet wordt betaald? Hoeveel rente moet er betaald worden bij het uitblijven van betaling?

Eigendomsvoorbehoud: Gaat het eigendom pas over na de betaling?

Garantie: Wat zijn de voorwaarden voor het geven van garantie?

Geschillen: Gaan de geschillen via een rechter of arbitrage? En welk recht geldt dan?

Aansprakelijkheid: In hoeverre kunt u aansprakelijkheid beperken? Wat is de hoogte van een eventuele schadevergoeding?

Zelf algemene voorwaarden opstellen of jurist inschakelen?

U kunt ervoor kiezen om uw algemene voorwaarden zelf op te stellen of dit te laten doen door een jurist. Dit is afhankelijk van uw eigen keuze, vaak wordt er wel aangeraden als u zelf het opstelt om het te laten controleren door een jurist. Dit kost doorgaans minder geld en zorgt toch voor een waterdicht stuk.

Algemene voorwaarden laten opstellen door jurist

Als u de algemene voorwaarden laat opstellen door een jurist, dan weet u in elk geval zeker dat alles klopt. Zo mist u geen essentiële onderdelen die u bij een eventueel conflict nodig heeft. Uiteraard zijn hier wel kosten aan verbonden.

Zelf algemene voorwaarden opstellen

U kunt er ook voor kiezen om de algemene voorwaarden zelf op te stellen. Hou er wel rekening mee dat u niet zomaar de voorwaarden kunt overnemen van een bestaand bedrijf in uw branche. De kans is namelijk groot dat er in de algemene voorwaarden van uw concurrent bepalingen staan die helemaal niet op uw bedrijf van toepassing zijn. Aan de andere kant kunnen andere noodzakelijke bepalingen mogelijk ontbreken of onvolledig zijn. Om er zeker van te zijn dat deze rechtsgeldig zijn, kunt u deze laten toetsen door een jurist.

Wanneer zijn de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

U bent er nog niet met alleen het opstellen van de algemene voorwaarden. Om het rechtsgeldig te maken moeten deze voldoen aan twee eisen:

1. De algemene voorwaarden moeten openlijk beschikbaar zijn voor de klant;
2. De algemene voorwaarden moeten aanvaard zijn door de klant.

Openlijk beschikbaar voor de klant

De algemene voorwaarden dienen openlijk beschikbaar te zijn voor de klant. Dit houdt in dat een zakenpartner of potentiële klant altijd de mogelijkheid moet hebben om de algemene voorwaarden in te zien, zelfs voordat er sprake is van een overeenkomst. Wanneer u de algemene voorwaarden pas meestuurt met de factuur, dan bent u te laat. Voeg de algemene voorwaarden dus altijd bij de offerte.

Aanvaard door de klant

De algemene voorwaarden moeten officieel aanvaard zijn door de klant. Vaak gaat dit automatisch wanneer de koper uw algemene voorwaarden onder ogen heeft gehad en besluit om over te gaan tot de koop. Het is belangrijk dat u actief verwijst naar de algemene voorwaarden, bijvoorbeeld middels een link of verwijzing. Wilt u absolute zekerheid? Dan kunt u de klant vragen om de algemene voorwaarden te ondertekenen. In het geval van een conflict is het handig dat u zeker weet dat uw klant de algemene voorwaarden heeft gezien en getekend.

Deponeren van de algemene voorwaarden

Wilt u wat extra zekerheid inbouwen? Dan kunt u ervoor kiezen om de algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Wanneer u vaak zakelijke overeenkomsten sluit over de telefoon is dit erg handig. Een klant kan dan alsnog uw algemene voorwaarden inzien. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kost € 18 per deponering per kalenderjaar.

U kunt er ook voor kiezen om de algemene voorwaarden te deponeren bij de griffie van de rechtbank. De algemene voorwaarden worden bij deponering altijd voorzien van een nummer en een datum. Dit geldt als bewijs dat u niet tussentijds de algemene voorwaarden heeft veranderd.

Meester en Meester; maakt recht voor iedereen toegankelijk

Meester en Meester is een juridisch adviesbureau dat staat voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen of heeft u hier vragen over? Wij helpen u graag! Meester en Meester biedt rechtsbescherming aan particulieren, bedrijven en de overheid.

Voor niet-juristen kan de juridische wereld soms onbegrijpelijk zijn. Bij Meester en Meester komt talent en kennis samen. Wij maken recht voor iedereen toegankelijk en ontzorgen onze klanten op juridisch vakgebied.